Evenement organiseren
Wat is het?
Evenement organiseren: wat heb je nodig en hoe breng je dit in orde?
Evenementen verlevendigen het beeld van de dorpskernen. Voor de veiligheid en het voorkomen van overlast is het belangrijk dat er regels zijn waaraan de organisator van een evenement zich moet houden.
Dat betekent dat er een vergunning aangevraagd dient te worden. Dit met uitzondering van activiteiten met een geringe reikwijdte zoals een buurtfeest. Dan kan worden volstaan met een melding.
Er zijn heel wat regels en wetten van toepassing op de organisatie van evenementen. Al die regels en wetten samen verplichten je als organisator onder meer om de openbare orde te bewaren en de (brand)veiligheid te garanderen. Daarbovenop zijn er ook nog vergunningen/ontheffingen specifiek rond alcohol, muziek en voeding.
Aan welke zaken moet je denken bij het organiseren van een evenement ?
1. Locatie
Als je een locatie voor je evenement in gedachten hebt neem dan contact op met de gemeente via postbus@heeze-leende.nl of 040-2241400 om de mogelijkheden te bekijken. Het kan namelijk zijn dat er al een evenement gepland staat op die locatie of dat de locatie niet geschikt is voor het houden van een evenement.
2. Muziek
Je kunt niet onbeperkt muziek maken op je evenement. Hiervoor moet je ook ontheffing vragen. Om de geluidsoverlast voor de omgeving te beperken wordt er dan wel een begin- en eindtijd afgesproken en gekeken hoe de podiumopstelling en geluidsbronnen optimaal geïnstalleerd kunnen worden.
3. (Brand)veiligheid
Het is belangrijk om als organisator een veiligheidsplan op te stellen, met daarin de risico’s die jouw evenement met zich meebrengt en welke maatregelen je hiervoor moet treffen (bijvoorbeeld bij het plaatsen van een tent). Bij risicovolle evenementen zal dit zelfs deel uitmaken van je vergunningsaanvraag. Wanneer je je vergunningsaanvraag indient bij de gemeente, kan deze jouw aanvraag doorsturen naar de Veiligheidsregio (www.vrbzo.nl) voor advies.
4. Alcohol
Om alcohol te kunnen schenken tijdens je evenement heb je een tijdelijke ontheffing van de Alcoholwet (artikel 35) nodig. Gaat het om een besloten evenement dan is de ontheffing niet nodig. Het gaat bovendien om enkel zwak-alcoholhoudende dranken zoals bier en wijn.
Wil je iets sterkers serveren? Dan heb je een bijkomende vergunning nodig.
5. Voeding
Er zijn strenge regels verbonden aan het bereiden en serveren van voedsel. Cateraars en foodtruckhouders moeten ook over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.
Enkele aandachtspunten op een rij
- Zoek uit of je een vergunning moet aanvragen, of slechts een melding moet doen. Kijk hiervoor onder het kopje "Hoe werkt het ?"
- Is er verwarring of ben je niet zeker over de noodzaak van een vergunning? Informeer via postbus@heeze-leende.nl of maak een afspraak via 040-2241400 om de zaak voor te bespreken. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.
- Doe het op tijd. De afhandeling van sommige vergunningen kan meerdere weken in beslag nemen, stel dit dus niet uit tot het laatste moment.
Vraag een evenementenvergunning aanHoe werkt het?
De gemeente bepaalt of u de vergunning krijgt. Het kan zijn dat u zich moet houden aan bepaalde regels, zoals:
- een maximum aantal personen;
- een bepaalde begin- en eindtijd;
- geen muziek voor of na bepaald tijdstip;
- geen activiteiten op de weg of die het verkeer storen;
- geen grote voorwerpen plaatsen.
Aan de hand van onderstaande checklist kunt u zelf beoordelen wanneer er slechts een melding nodig is en wanneer er een evenementenvergunning noodzakelijk is.
Checklist evenementen
| Te volgen stappen | Antwoord JA | Antwoord NEE | |
|---|---|---|---|
| 1 | Is de datum waarop het evenement wordt gehouden over 10 dagen of later? | Ga naar 2 | Ga naar A |
| 2 | Vindt uw evenement plaats op of aan de openbare weg? | Ga naar 3 | Ga naar G |
| 3 | Komen er op uw evenement minder dan 350 personen? | Ga naar 4 | Ga naar E |
| 4 | Vindt het gehele evenement plaats na 8.00 uur? | Ga naar 5 | Ga naar E |
| 5 | Is het evenement voor 23.00 afgelopen op werkdagen of voor 24.00 uur in het weekend? | Ga naar 6 | Ga naar E |
| 6 | Wordt er na 23.00 geen geluid meer ten gehore gebracht? | Ga naar 7 | Ga naar E |
| 7 | Is er geen wegafsluiting of parkeerverbod noodzakelijk? | Ga naar 8 | Ga naar I |
| 8 | Wordt er vaker als 2x per jaar een evenement gehouden op dezelfde plaats (of meer als 2 achtereenvolgende dagen)? | Ga naar E | Ga naar M |
A: Het evenement kan niet doorgaan
G: Er is geen melding of evenementenvergunning nodig
M: Voor het evenement moet het formulier ‘Melding kleine evenementen’ worden ingevuld
I: Informatie inwinnen bij tel. 040 224 1400
E: Er is een evenementenvergunning nodig. Vul het ‘Aanvraagformulier evenementenvergunning’ in.
Wat moet ik doen?
Aanvraag
U vraagt de vergunning voor een groot evenement digitaal aan bij de gemeente. (zie kopje 'formulieren'). Als burger heeft u hiervoor uw DigiD-code nodig, als bedrijf of organisatie heeft u hiervoor eHerkenning nodig. Doe dit ten minste acht weken van tevoren. Het is aan te bevelen uw aanvraag nog eerder in te dienen. Bij sommige grote evenementen heeft de gemeente namelijk veel tijd nodig om zaken af te stemmen met politie, brandweer e.d.. Houdt daar rekening mee.
Ook de melding van een klein evenement doet u bij de gemeente (zie het formulier 'melding klein evenement' onder kopje 'documenten'). Doe dit minimaal tien werkdagen van tevoren.
Geef bij uw aanvraag de volgende informatie:
- naam van de organisator
- naam van de contactpersoon op het evenement
- omschrijving van activiteiten op het evenement
- datum en tijdstip van het evenement
- datum en tijdstip van het opbouwen en afbouwen van het evenement
- verwacht aantal bezoekers of deelnemers
- beschikbare hulpploegen, zoals EHBO en beveiliging
- of er straten afgesloten moeten worden
- verwachte geluidsproductie (soort, tijd, locatie)
- wijze van stroomvoorziening van het evenement
- of u zwak-alcoholhoudende dranken schenkt
- tekening van het terrein of de route
- technische gegevens over bouwwerken op het evenemententerrein
- hoe en door wie het terrein na afloop wordt schoongemaakt
Andere vergunningen of ontheffingen
Het kan zijn dat u nog andere vergunningen, meldingen of ontheffingen moet aanvragen. Bijvoorbeeld een melding voor het plaatsen van een tent of een ontheffing voor het schenken van alcohol.
- Indien u zwak alcoholhoudende dranken verstrekt tijdens het evenement dient u een formulier ‘Artikel 35 Alcoholwet’ in te vullen;
- Indien u een tent plaats waarin meer dan 50 personen verblijven dient u een formulier ‘Melding gebruik tent’ in te vullen;
Vraag voor de zekerheid altijd even bij de gemeente na wat u eventueel aanvullend nog nodig heeft.
Gebruik tent-podium-tribune
Er zijn landelijke regels voor het brandveilig gebruik van overige plaatsen ('niet-bouwwerken' zoals tenten bij evenementen, tribunes, e.d.) vastgesteld.
U moet een gebruiksmelding indienen wanneer u een activiteit organiseert:
- op een plaats en daar ook een tijdelijke verblijfsruimte (bouwsel) plaatst. Bijvoorbeeld een (bijeenkomst)tent, tribune of een podium.
- in een tijdelijke verblijfsruimte bedrijfsmatig of voor verzorqinq nachtverblijf biedt aan meer dan 10 personen
- in de tijdelijke verblijfsruimte verzorging biedt aan meer dan 10 personen onder 12 jaar of meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen
- een tijdelijke verblijfsruimte heeft die is bestemd voor meer dan 50 personen
De melding moet ten minste vier weken voor de start van de activiteit worden ingediend bij de gemeente. U dient de melding via het formulier 'Melding (brandveilig) gebruik tent of plein' in.
Let op! Aan het einde van het formulier dient u een plattegrond te uploaden. Geadviseerd wordt om het formulier pas in te vullen als u de plattegrond paraat heeft.
Wat kost het?
Voor de legesbedragen verwijzen we naar de actuele legesverordening van de gemeente Heeze-Leende op www.overheid.nl